Plánovanie je prostriedkom na zvládanie situácií a pracovných úloh. Ale aj situácií, ktoré vyžadujú reaktívne, nielen proaktívne riešenia. Niektoré úlohy plánovať nemusíme, sú rutinné, opakujúce sa. Ak aj takéto úlohy vyžadujú prípravu, mali by ste ich plánovať. Ideálny pomer medzi proaktívnymi a reaktívnymi úlohami je 70% ku 30%. Tých 70% si vyhraďte naozaj iba na dôležitú prácu, ktorú máte naplánovanú a ktorú potrebujete vykonať. Zvyšných 30% venujte tomu, čo je dôležité a naliehavé.

Ako to môže vyzerať v praxi? Ako prvé pozrite svoju mailovú schránku. Aj reakciu na správy si rozdeľte na dôležité a naliehavé. Dôležité odpovede odošlite okamžite. Vybavte dôležité telefonáty. Vypnite zvuk telefónu, zatvorte mailovú poštu. Nebudú vás vyrušovať. A teraz sa venujte naozaj iba práci, ktorá je dôležitá a naliehavá. Nenechajte sa vyrušiť. 70% pracovného času vykonávajte iba svoju prácu.

Máte dokončenú dôležitú a naliehavú prácu? Venujte sa tým ostatným úlohám zvyšných 30% pracovného času. Keď dokončíte všetky naplánované úlohy, venujte svoj čas príprave na ďalšiu dôležitú prácu. Aj keď momentálne nie je naliehavá. Príprava je veľmi dôležitá. Ak ju zvládnete dobre, ušetríte veľa času.

Plánujte deň

Vezmite si svoj diár a po 30 minútach si plánujte činnosti, ktoré máte vykonať. Aj keby boli banálne a rutinné. Naplánujte si vybavovanie pošty, telefonáty. Nielen dôležité a naliehavé úlohy a stretnutia. A nezabudnite na prípravu a plánovanie nasledujúceho dňa.

Spravte si analýzu dní posledného pracovného týždňa. Znova po 30-tich minútach, na veľký papier. Zodpovedne, veď analyzujete svoje činnosti. A nebojte sa napísať napríklad klebetenie s kolegyňou v kuchynke, predĺženie obednej prestávky a skorší odchod domov. A napíšte aj hodiny, ktoré ste mali tráviť so svojimi najbližšími, ale zostali ste dlhšie v práci, pretože ste nestihli splniť svoje úlohy. Vidíte, kde sa vám stratil čas? A teraz si týmto spôsob naplánujte zajtrajší pracovný deň. Zmestilo sa vám do plánu aj to, čo ste dnes nestihli?

Porozmýšľajte, aké konkrétne ciele si dáte, aby ste svoj čas využili efektívne.

Tréning Time managment

Tréning Time managment je zameraný na zefektívnenie využitia času. Okrem znalostí sa na ňom účastníci naučia mnoho praktických zručností. V prípade, že o tento tréning máte záujem, neváhajte nás nezáväzne kontaktovať na čísle 0903 553 300, alebo e-mailom martinovicova@edwell.sk.